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Creación e implementación de estrategias de Admisión

por Alfonso Algora

Como se ha venido diciendo en otros apartados, el éxito en la gestión de épocas de crisis se garantiza, entre otros factores, manejando las variables que podamos controlar por nosotros mismos para, de ese modo, minimizar el impacto que puedan provocar las variables externas (sanitarias, legislativas, etc.) sobre las que nuestra acción o pericia no tienen consecuencias algunas.

Manteniendo la cabeza fría y sin pensar en que estamos en una época convulsa, lo que es evidente es que el objeto de una empresa educativa es captar alumnos, haya o no pandemias. Ese objetivo de crecimiento no cambia en absoluto, independientemente de los factores externos que se presenten.

Es muy probable que en esta situación un directivo pueda verse abrumado por pensamientos negativos como estos: “las familias no están contentas con nuestros servicios”; “muchas familias se irán de nuestro colegio por motivos económicos”, etc. Sin afán de pecar de falso optimismo, hay que tener en cuenta dos aspectos:

  1.  En TODOS los colegios hay familias inconformes. Una comunidad escolar es compleja y heterogénea, además estamos en una realidad completamente inédita; por tanto, siempre habrá familias que tengan problemas de conectividad, de conciliación familiar, etc., aunado a que desconocen que la educación no presencial difiere completamente de la educación presencial.
  2. En mayor o menor medida TODAS las familias están teniendo problemas económicos o, como mínimo, una sensación de inestabilidad ante el futuro. Eso afecta a TODOS los colegios. Obviamente el mal colectivo no es un consuelo, pero al igual que las familias del colegio que dirigimos pueden estar buscando alternativas más económicas, las familias de colegios de mayor costo estarán buscando colegios de nuestro segmento.

En cualquiera de los casos se insiste en que lo más importante es permanecer en calma y mantener un rumbo fijo cuyos eventuales ajustes no sean tan evidentes que afecten la imagen del centro.

Dicho lo anterior, la idea de adquirir alumnos nuevos debe mantenerse con la meta clara de crecer. Es cierto que contamos con limitantes, pero afortunadamente nuestros sentidos de dirección y planificación unidos a la tecnología pueden hacer que la labor de admisiones no sea tan complicada como se pudiera pensar.

Para ello se ofrecen los siguientes consejos:

● Realizar un video institucional que haga hincapié en las fortalezas del colegio, recomendándose una duración no superior a los cinco minutos y que contemple las siguientes secciones:

  1. Introducción en que se detalle brevemente el ideario y otros aspectos genéricos de la institución.
  2.  Aspectos relativos a la metodología y ventajas competitivas del centro (bilingüismo, énfasis sobre artes, porcentaje de alumnos aprobados en exámenes de Estado, exalumnos que estudian en universidades extranjeras, acuerdos con instituciones, extraescolares, entre otros).
  3. Incluir un apartado sobre las medidas de higiene y desinfección que implementa el colegio para las clases presenciales en tiempos del Covid-19, para dar mayor seguridad a las familias.

● Es recomendable que el director del colegio sea quien abra el video con un pequeño mensaje, ya que muestra humanidad, cercanía y compromiso. El video, además de ser incluido en la web y diferentes redes sociales del colegio (Facebook, YouTube, Instagram, etc.), será remitido a las familias del colegio para crear un refuerzo de presencia de marca y contribuir a la fidelización, lo cual repercutirá en una imagen positiva para las familias que estén pensando en abandonar el centro.

● Por supuesto que el video también servirá para remitir a todas las familias que hayan mostrado interés en el colegio para inscribir a sus hijos, por lo que se deberá contar con una versión ligera para realizar ese envío sin contratiempos.

● Crear un apartado visible de galería fotográfica de calidad o, mejor aún, un recorrido virtual, para incluir dentro de la página web, de forma que los interesados que no puedan o quieran acercarse físicamente al centro puedan observar cuáles son las instalaciones.

● De ser posible, incluir pequeños videos dentro de la página web en los que se reflejen momentos del día a día de los estudiantes.

A partir de ahí existen dos posibilidades: realizar visitas guiadas o programar encuentros virtuales, lo cual dependerá no solo de la normativa con respecto a la movilidad sino también de la disposición que tengan las familias a acercarse al colegio.

Si se opta por reuniones virtuales, estas pueden ser grupales, con varias familias interesadas por plataformas como Zoom o Teams, con un máximo de 20 familias. A modo orientativo se aconseja realizar las siguientes acciones:

  • Tener horas de la mañana y de la tarde fijadas para los conversatorios de admisión —de esa forma se cubren todas las necesidades de horarios— y no cambiarlas salvo que sea estrictamente necesario. Por ejemplo, pueden ser reuniones a las 10 a. m. y a las 5 p. m.
  • Ser muy puntual en el comienzo de las reuniones, para que el equipo encargado de estas se encuentre listo unos 15 minutos antes y así evitar problemas técnicos que puedan producir una mala imagen.
  • A la hora requerida el administrador dará paso a los invitados.
  • La reunión no puede durar más de 30 minutos en la parte expositiva del colegio.

Un buen esquema de reunión sería el siguiente:

  1. El maestro de ceremonias da la bienvenida a los asistentes, agradeciéndoles su presencia; indicándoles la necesidad de tener micrófonos y cámaras apagadas, y presentando brevemente a los representantes del colegio (3 minutos) y dando paso al video institucional. El maestro de ceremonias también se encargará en cada momento de presentar a todos los participantes cuando llegue su turno y al comienzo mencionará que al final de todas las presentaciones se realizará una sesión de preguntas y respuestas, las cuales las familias pueden ir enviando por el chat de la plataforma.
  2. Video institucional (5 minutos).
  3. Saludo de bienvenida del director. En él hará hincapié al ideario del colegio, las alianzas y los aspectos genéricos que se desarrollarán posteriormente.
  4. Presentación del jefe de estudios que corresponda, remarcando fortalezas metodológicas, convienciales, etcétera (7 minutos).
  5. Presentación de los responsables del área de bilingüismo, ciencias, etc., que puedan realizar una breve exposición sobre las ventajas de sus respectivas áreas en el colegio y la influencia (máximo tres personas, con cinco minutos de intervención cada una).
  6. Turno de preguntas y respuestas, que pueden ser orales por parte de la familia o recogidas del chat por el maestro de ceremonias durante las presentaciones.

En los espacios de admisión virtual es muy importante que los representantes del colegio tengan una presentación formal y tengan un espacio cómodo, poco recargado y exento de distractores (niños, televisión, etc.) desde dónde puedan comunicarse.

También hay que destacar que no siempre los responsables de un área pueden tener un especial carisma comunicativo, en cuyo caso se puede optar por cambiar a los responsables de área por tutores o profesores que posean buena capacidad de convicción. Recordemos que las familias no solo buscan un único colegio, de manera que el nuestro será uno de muchos que visiten.

Tras el encuentro virtual, el departamento de Admisiones se comunicará con las familias participantes en un mínimo de tres días para preguntar sobre cuál ha sido su impresión y si necesitan otra reunión —igualmente virtual o presencial— en la que se puedan responder cuestiones particulares y personalizadas.

En cuanto a reuniones presenciales se procederá como en las visitas guiadas que suelen tener los colegios, pero extremándose no solo los aspectos informativos sino también el cumplimiento de todos los protocolos de bioseguridad, ya que será el aspecto que psicológicamente más influya en los potenciales clientes en caso de que puedan detectar algún fallo o alteración.

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