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Reorganizando la parte administrativa

Por Alfonso Algora

Es usual que la labor del director de un colegio no entre en demasiados aspectos operativos en lo referente a finanzas, créditos, impuestos, etc., aunque en muchas ocasiones tiene un papel consultivo o de supervisión. Por ello, no se profundizará en este epígrafe en dichos temas, aunque se darán algunos lineamientos genéricos de general conocimiento y algunos más concretos sobre gestión del personal de administración y gestión de cobros.

En cualquier situación de crisis con inestabilidad de cobros y pagos es necesario tener muy presente crearse diferentes escenarios —positivo, neutro y negativo— a corto, medio y largo plazo. De esa forma se crean diferentes supuestos de hecho con reacciones diversas que pueden dar una respuesta cumplida inmediata ante las eventualidades.

Es necesario, en primer lugar, observar cuáles son los propios con los que cuenta el colegio o unidad de negocio. No es recomendable usar esos fondos propios de no ser estrictamente necesario; sería mejor destinarlos como garantía a entidades financieras que puedan crear líneas de crédito para aliviar la situación financiera y el flujo de pagos. Todo esto sin ningún impedimento para solicitar a las administraciones nacionales y locales cuantas ayudas sea posible recabar a fondo perdido o a un tipo de interés más favorable.

Dicho esto, es conveniente establecer reuniones con los proveedores para reestructurar los acuerdos de pago, ya que en momentos de crisis global la flexibilización de dichos acuerdos suele ser la tónica general para evitar la pérdida de clientes y servicios. Esto puede reflejarse en un aumento de plazo en los pagos o considerar la implementación de descuentos por pronto pago dependiendo del proveedor, así como otras opciones de negociación.

Es normal que en una situación de crisis económica un gran porcentaje de las familias haya visto afectada su capacidad adquisitiva y por ende quiera obtener del colegio un correlativo descuento en sus costes. Esto es perfectamente entendible, aunque el centro debe tomarse el tiempo y el trabajo de establecer una política de atención individualizada, tomando en cuenta las circunstancias particulares de cada núcleo familiar. Es aconsejable que estos acuerdos entre centro y familia se realicen en un clima de cordialidad, entendimiento y empatía, pero también con la firmeza suficiente para establecer que el colegio debe contar con la aportación de las familias para realizar sus actividades.

Por ello, se requiere solicitar a las familias los soportes documentales necesarios para poder entender el alcance de sus situaciones particulares: cuánta será la merma de sus ingresos, si esta situación será temporal o definitiva, etc. La inteligencia emocional y la capacidad de empatía serán también muy importantes en estas reuniones con familias, puesto que hay que dimensionar la cantidad de alumnos, la antigüedad en el colegio, la influencia en otras familias, etc. Es ahí ya labor del colegio y del directivo, en función de la mayor o menor autonomía ofrezca la titularidad y las circunstancias financieras, quien realizará una propuesta de descuento o aplazamiento de pago de acuerdo con las pruebas documentales aportadas.

Es importante recalcar a las familias, y que se haga eco a la comunidad educativa, que las negociaciones de pago serán personales, ya que de esta forma evitaremos que se propaguen rumores entre los padres de familia y que pretendan que el colegio realice prácticas análogas. No todo el mundo es afectado de igual forma por las crisis, de tal manera que es necesario buscar la equidad, mas no la igualdad. La mayor justicia puede convertirse en la mayor injusticia; el que saldrá seguro perjudicado es el centro.

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